Os softwares de gestão empresarial começaram há muitos anos atrás em forma de grandes computadores que ocupavam toda uma mesa e, hoje, passaram a ser plataformas na nuvem, que não tomam nenhum espaço de um negócio.
Mas por que eles são tão necessários e vêm sendo explorados há tanto tempo? Basicamente, um software para agências auxilia em todos os processos da empresa de marketing, desde a etapa do briefing, passando por criação e até a entrega ao cliente.
Além disso, ele também facilita o planejamento e a administração financeira, gerando relatórios muito úteis para tomadas de decisão.
Quer entender melhor como funciona uma plataforma de gestão para agências de marketing, quais são as suas principais funcionalidades e quais resultados podem ser melhorados ao contratar uma? Então continue a leitura!
O que é um software para agências e por que contratar?
Em resumo, um software para agências é uma plataforma que oferece a possibilidade de controle, organização e acompanhamento de todos os jobs e demandas de uma agência de comunicação e marketing.
Normalmente, em empresas como essas, são diversos jobs acontecendo simultaneamente, além de demandas administrativas. Sem uma plataforma que auxilie o dono da agência, é muito fácil de prazos não serem cumpridos ou ter compromissos esquecidos.
Além disso, em agências de marketing menores, é muito comum que o dono tenha diversas responsabilidades, como planejamento financeiro, recursos humanos, contábil e até atendimento a clientes.
Nesses casos, é fundamental contar com uma boa plataforma que auxilia em todos esses processos. Lembre-se o barato sai caro, apostar em sistemas gratuitos sem funcionalidades que ajudam de fato pode ser uma grande perda de tempo e produtividade.
Quais são as principais funcionalidades de um software para agência de publicidade e marketing?
Você já entendeu que um software para agências auxilia em todos os processos da empresa, mas quais são as principais funcionalidades de uma plataforma como essa?
Otimização do atendimento
Clientes que contratam agências de publicidade ou live marketing geralmente possuem prazos bem curtos e um controle de qualidade grande. Por isso, um software para agência que realiza a gestão de todos os processos aumenta a produtividade da equipe significativamente.
Isso porque todos os detalhes e requisitos de um job ficam centralizados em um lugar, facilitando o trabalho de designers, redatores e planners. Consequentemente há uma otimização no atendimento ao cliente, que fica mais satisfeito com o cumprimento de prazos e com os jobs bem feitos.
Melhor armazenamento de informações
Lidar com diferentes clientes é lidar com muitos materiais. Em uma agência, são muitas informações que devem ser bem armazenadas para que uma campanha não seja vazada ou divulgada antes da hora.
Imagine uma ação para o dia das mães ser publicada no mês de carnaval, por exemplo. Isso pode acabar com o trabalho de meses. Dessa forma, o software de gestão garante a privacidade e o armazenamento de dados de uma forma bem feita.
Padrões, padrões e mais padrões
Muitas pessoas têm a ideia de que uma agência de marketing é um ambiente cheio de ideias e, consequentemente, sem padrões. Porém, os processos bem definidos são fundamentais para um ambiente de trabalho saudável.
Um sistema de gestão para empresas de eventos ou live marketing automaticamente padroniza os processos, aumentando a produtividade e trazendo mais consistência para as demandas e jobs produzidos.
Gestão financeira
Outra funcionalidade que auxilia muito as agências de marketing é o controle financeiro. Um software, como o Promo In, oferece relatórios que permitem transformar o levantamento de dados em informação fundamental para uma tomada consciente de decisão.
Além disso, ele também gerencia o controle de contas a pagar, despesas fixas, contas a receber, controle de adiantamento de verba e reembolsos, extratos e conciliação bancária, fluxo de caixa, geração de notas fiscais eletrônicas e de débito e solicitação de faturamento.
Um sistema como esse, que é praticamente um software de gestão financeira, oferece ao dono da agência muito mais tempo livre para focar em atividades estratégicas e prospecção de novos clientes, resultando em aumento de faturamento da empresa.
Quais resultados podem ser melhorados com o software de gestão?
Você já viu que um software de gestão de projetos possui diversas funcionalidades e ajuda o dono da agência em muitos aspectos. Mas como melhorar os resultados da sua empresa? Esse sistema também auxilia nesse ponto? A resposta é sim!
Veja abaixo quais resultados podem ser melhorados com um software de gestão.
Maior produtividade
Como já dissemos anteriormente, um software para agências reduz o tempo desperdiçado e aumenta a produtividade da equipe. Por exemplo, na parte de controle financeiro, o sistema automatiza o preenchimento de dados, melhorando a gestão do tempo e evitando erros, como dados duplicados.
Informações sem erros
O preenchimento de informações manual pode levar a diversos erros que, por sua vez, levam a informações erradas a relatórios importantes, prejudicando a administração da sua agência.
Ao utilizar um software de gestão, não há necessidade de duvidar dos dados sendo mostrados, já que não há chance de erros.
Informação unificada
Quando um colaborador preenche um briefing, por exemplo, ele é disponibilizado para toda a equipe que vai fazer parte daquela demanda. Assim, todos os dados importantes para determinado job ficam unificados em um só lugar com acesso à nuvem, otimizando o tempo da equipe.
Decisões mais certeiras
Um software para agência disponibiliza relatórios com os mais importantes dados da empresa e dos últimos investimentos. Assim, na hora que o dono da empresa estiver ponderando se precisa realizar uma nova contratação ou mesmo fazer um investimento em um determinado setor, é mais fácil tomar essa decisão pautada em dados reais.
Redução de custos
Você deve estar se perguntando, mas como um software de gestão empresarial vai reduzir custos? Simples: maior produtividade, melhores tomadas de decisão, menos impressão de papéis, menos erros e muitos outros fatores.
Qual o diferencial do Promo In?
Você já viu que um software para agências facilita muito o dia a dia dessas empresas. Mas por que contratar o Promo in? O que ele tem de diferente?
- Acesso totalmente online com a segurança Oracle;
- Inúmeras configurações de acesso que o dono da agência administra;
- Você por dentro de cada etapa de cada job e responsabilidades;
- Plataforma criada para as suas necessidades de acordo com o seu negócio e a sua escolha de Apps (integração via API);
- É possível configurar duas CNPJs e ter uma única gestão;
- Segurança na hora do pagamento dos fornecedores;
- Você define os termos de uso da plataforma na sua agência;
- Cadastro, aprovação e contratação de promotores e divulgação via Promoin;
- Ferramenta interna para administrar leads;
- Acesso para a sua contabilidade para compartilhamento de informações mês a mês;
- Avaliação de fornecedores constante;
- Diferentes fórmulas para comissionar a sua equipe;
- Seu financeiro no controle de compras para a sua segurança;
- Integração com as prefeituras para geração de NFe, ID cliente para arquivamento de contrato para nortear todas as etapas: do orçamento a nota fiscal.
Precisa de mais motivos? Então acesse já o nosso site e fale já com um especialista! clique aqui